Warum entscheidet sich ein Labor dafür, papierlos zu werden?

Ungenügende Lab Performance und der Ruf nach Effizienzsteigerung

Die Lab Performance lässt sich durch Kennzahlen wie First Time Success Rate, Anzahl der Abweichungen, operative Laborarbeit versus administrative Arbeit, Anzahl der Analysen bzw. Anzahl der Proben pro Mitarbeiter bestimmen.

Digitales und vernetztes Labormanagement kann einiges dazu beitragen die Lab Performance anzukurbeln. Durch Schnittstellen zu Laborgeräten können Daten digital und automatisiert übertragen werden. Dabei wird die Fehleranfälligkeit aufgrund von möglichen Übertragungsfehlern deutlich reduziert, Dokumentationsaufwand auf ein Minimum beschränkt und damit wertvolle Arbeitszeit eingespart.

Data Integrity

Den steigenden Anforderungen der Behörden an Datenintegrität kann ohne digitale Lösungen kaum mehr ein Betrieb im GMP Umfeld entsprechen. Gemäß dem ALCOA+ Prinzip müssen Daten zuordenbar, lesbar, zeitnah, original, korrekt, vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar sein. Im digitalen Umfeld arbeitet man daher mit automatisierten Audit-Trails, die im Hintergrund alle relevanten Prozessschritte aufzeichnen und somit eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Datenänderungen zulassen. Ein entsprechend zugeschnittenes Benutzerrollenkonzept und die Verwendung von elektronische Signaturen, als Äquivalent zu handschriftlichen Unterschriften, ermöglicht eine kontrollierte Autorisierung von Daten und Prozessen.
Die Archivierung von Daten wird in der digitalen Welt um vielfaches vereinfacht, Lagerungs- und Kostenaufwände eingespart.

Kunden

Überall dort, wo es zur Kommunikation und zum Datentransfer zwischen zwei externen Partnern, wie in diesem Fall dem Kunden und dem Lohnlabor kommt, kann eine sichere und unkomplizierte Auftragsabwicklung den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Mit Hilfe einer digitalen und automatisierten Vernetzung wird sichergestellt, dass der Kunde Informationen übermittelt bekommt, sobald diese erzeugt werden. 

Was wird benötigt für die Umsetzung eines papierlosen Labors?

Die notwendige Infrastruktur setzt sich zumindest zusammen aus:

• Server
• Netzwerk
• LIMS: Labor Informations- Management System
• Analysengeräte
• Steuerungssoftware für Analysengeräte
• Engagierte Mitarbeiter mit IT- und Prozesskenntnissen
• Verständnis über die eigenen Laborabläufe
• Finanzielle Mittel

Was ist ein LIMS?

Das Herzstück eines digitalen Labors stellt ein Labor Informations- Management System dar. Es handelt sich dabei um eine Software, die es ermöglicht alle Laborprozesse zu managen und die im Labor generierten Daten zu verarbeiten und zu verwalten. Die Auswahl des geeigneten LIM-Systems ist eine entscheidende und sollte sich immer an die jeweilig individuellen Anforderungen eines Labors richten. Dabei ist es oftmals nötig Anpassungen des Standard-Systems durchzuführen, um eine optimale Verwendung zu garantieren.

Der Kernprozess eines LIMS befasst sich mit der Auftrags- und Probenabwicklung. Begleitet wird dieser von weiteren Funktionalitäten wie der Verwaltung von Chemikalien und Standards, Analysengeräte und Lagerorten.

Eine weitere sinnvolle Applikation stellt die Verwendung eines LES (Laboratory Execution System) dar. Ein LES führtden Mitarbeiter mit Hilfe hinterlegter Arbeitsanleitungen durch die Analytik und ermöglicht gleichzeitig die Erfassung von Rohdaten.